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税務・会計

ゼロから始める電子帳簿保存法

電子帳簿保存法の基礎知識や導入ポイントをわかりやすく解説！

弊社もついに「電子帳簿保存法対応サポート」始動します。
電子帳簿保存法の基礎知識や導入ポイントをわかりやすく解説いたします。

　経理のＤＸ化やリモートワークの推進で、みなさまの会社の経理総務部門の業務は変化の1年だったのではないでしょうか？勤怠や会計、承認ワークフローなど、どんどんＤＸ化が進む一方で、多くの会社では大量の請求書や領収書、決算書類が紙で保管されています。

　経済社会のデジタル化を踏まえて、経理の電子化による生産性の向上、記帳水準の向上を目指して、経理周りの各種取り扱いもどんどん変化しています。税務関係書類の押印の見直しについては記憶に新しいと思います。電子帳簿保存に関する法律も改正され、どんどん緩和する今のタイミングで、ゼロからの電子帳簿保存を一緒に考えてみましょう。

Ⅰ．電子帳簿保存法とは？

　電子帳簿保存法とは、各税法で原則紙での保存が義務づけられている帳簿書類について一定の要件を満たした上で電磁的記録（電子データ）による保存を可能とすること及び電子的に授受した取引情報の保存義務等を定めた法律です。

　紙保存からデータ保存に移行することにより、

　①リモートワークへの対応を含む情報共有のデジタル化

　②紙書類の保管コスト削減

　③申請･承認含む総務経理業務の業務効率化

　④クラウド保管を行うことによる、書類の紛失(災害･盗難含む)に対するセキュリティ強化

などが効果として見込まれております。

　しかし、メリットが見える一方で導入時における税務署への申請をはじめとした、煩雑な手続きもあり、導入推進が思うように進んでいないという実情があります。このような状況を変えるため、令和4年1月1日施行の電子帳簿保存法の改正等が行われました。

Ⅱ．2021年税制改正で電子帳簿保存法はどう変わるのか？

　現在、電子帳簿保存に適した保存方法は、大きく下記の３種類に区分されます。

　①電子帳簿等保存（電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存）

　②スキャナ保存（紙で受領・作成した書類を画像データで保存）

　③電子取引（電子的に授受した取引情報をデータで保存）

　今回の改正を経て、上記の3種類の保存方法に行うにあたっての要件および電子帳簿保存法の

　導入手続きが下記の通り緩和されました。

　①税務署長事前承認制度の廃止

　②タイムスタンプ要件、検索要件等の一部緩和

　③適正事務処理要件の緩和

Ⅲ．電子帳簿保存導入のステップ

　今回の改正により、税務署長事前承認制度が不要となりました。よって、令和4年1月1日以降は、電子帳簿保存法による書類保存を行う場合に、税務署等への届出は要せず実施することができます。法律的な届出は不要となりますが、電子帳簿保存の導入を行う際には、確実に帳簿要件を満たすための保存方法の実施と、円滑な運用のためにあらかじめ準備をしておく必要があります。

　例えば、紙原本を破棄する前に電子化が正しく実施されているかを確認するための、定期検査が法令上求められています。「検査の実施頻度」や「実施の記録を残す」等の要件は規定されていますが、検査の具体的な実施方法については明記がなく、社内ルール等を設計する必要があります。その他、書類を紛失した場合はどうするのか？期限以内に電子データに変換できなかった場合はどうするのか？など内部統制機能を構築していきます。

Ⅳ．納付書レス！各種納税の電子化

　帳簿保存のみならず、納税についても電子化が促進されております。現在、国税の電子納税方法として5つの方法があります。これまで、納税に欠かせなかった納付書が不要になり、かつ税務署や金融機関に行くことなく自宅やコンビニで納付ができるため、日々の経理業務の効率化を図ることができます。

Ⅴ．今年がはじめどき、年末調整のペーパレス

　年末調整事務も、たくさんの書類がやり取りされる業務のひとつです。パソコンやスマホにダウンロードして使うことができる国税庁が提供する無料アプリ「年調ソフト」を効果的に活用して、従業員と年末調整事務担当者双方にとってわかりやすくスムーズな年末調整にしましょう

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