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経営コンサルティング

成果を生む会議の在り方

WEB会議は本当に良いのか

コロナ禍において主流となりつつあるWEB会議、進め方のポイントについてお話しさせていただきます。

コロナ禍において、在宅ワークが増えるなど、職場に人が集まるという風景が本当に少なくなりつつあります。弊社も、社内会議やミーティング、セミナー、勉強会などこれまで「対面」だったものが、すべて「非対面」になりました。
 
 そこで今回は、「会議」というテーマに絞って、弊社が取り組んでいるWEB会議についてお伝えしたいと思います。

1.効果的な会議の進め方

まずは、リアル会議でもWEB会議でも効果的に会議を進めるためには、以下の3つがとても大切です。

①アジェンダを作る

会議の設計をするため、アジェンダ(予定表)の作成をします。お客様からもこのアジェンダを作成するだけで、会議の進行が円滑になったと言っていただいています。それくらいとても大切です。ここには、会議の目的・ゴール内容、参加者、タイムテーブル、グラウンドルールなどを記載し、会議のイメージを具体化することができます。

②メンバーの役割と責任の明確化

「社長が一方的に話をして終わってしまう」、そんな会議はないでしょうか。会議は、参加メンバー全員にとって有意義である必要があります。そのためには、役割を明確にすることがとても大切です。

③議事録

「決まったのに実行されない」、そんな会議はないでしょうか。会議の目的に意思決定がありますが、決定したことは実行しないと何のために、大切な時間を使ったのか分からなくなります。

「決まったことが必ず実行される風土つくり」のためには、議事録を残し、そこに発言者、内容、担当者(責任者)、期限を入れます。そして、議事録の確認を会議の終わりに必ず行います。その翌月の会議ではまず、前回の議事録確認からスタートします。これだけで、何ができて、できなかったのか。できなかった理由は何なのかを明確にすることができます。

2.WEB会議のメリット、デメリット

弊社も社内会議はすべてWEB会議に変わりました。WEB会議のメリット、デメリットは下記のようなものがあります。

①会議資料のペーパレス化
 
WEB会議の場合、資料を紙で配布することが難しくなります。弊社でもそれまでは紙で会議を行っていましたが、今はドキュワークスを使ってペーパレスを実現しています。画面上でも共有ができるので、今どこを議論しているのか、全員の視点を一致させやすいという利点もあります。
 
②参加の多様性(子育て、出張先)
 
弊社でも子育てをしながら働いている社員がいます。特に未就学児がいる場合、誰かに預けて出社しているケースもありましたが、今では在宅での会議参加も可能になったので、会議への参加のしやすさは格段にアップしています。

 

①表情が読み取りにくい
 
リアルに比べ、その人の表情が読み取りにくいことがあります。画面越しでは間を作ると気まずい空気になることもあり、最低限必要なことのみの打ち合わせとなってしまうこともあり、その人の表情から読み取れる状況が把握しにくいこともあります。
 
②発言者の偏り
 
リアルでも同じですが、WEB上であれば特にその場にいる意識が薄くなってしまうことがあるので、話をしたい方ばかりがしゃべってしまい、全体での議論がしにくいという状況もあります。

 

3.御堂筋流WEB会議の進め方

①ファシリテーターがカギを握る(発言バランス)

WEB会議の場合、リアル会議以上にファシリテーターの役割が重要になります。全体の空気感がWEBにはないので、一方的に誰かが話をする、時間をオーバーするなどの問題があります。そこで、ファシリテーターが議論を戻し、発言していない方に話を振るなど、参加メンバーの表情など全体を見ての進行がとても重要になります。
 
②マナー(服装、ミュート、背景)はWEBでも必要
 
WEBだからといって、だらしのない格好をしていたり、生活感が見える背景となると、気のゆるみも出てしまい、その結果、有意義な議論がしにくいという状況もあります。

WEB会議が、一方的に良いというものではありません。対面のほうが温度感は伝わるのでより議論が活発になるということもあります。大切なことは、このコロナ禍であっても経営の意思決定のスピードが高められる工夫をすることだと思います。
会議でお悩みでしたら、『無料会議診断』を実施しておりますので、ぜひご活用ください。経営の意思決定のスピードを高めるお手伝いをさせて頂きます。
また、紙面上限定的にしかお伝えできませんでしたが、続きは11月のお役立ちセミナーでもお話させていただきますので、ぜひご期待ください。

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