御堂筋タイムズ

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経営コンサルティング

成長・発展を生む会議の仕組み

効果的な会議のメソッドとは?

私たちが非常に重要であると考えている会議のメソッドについてお話しさせていただきます。

 みなさんの会社では毎月どれくらいの数の会議が行われていますか?また、その会議では、きちんと現状の課題を共有し、それを解決するためにメンバー全員で議論し、意思決定が行われていますか?
というのも、我々が経営者と対話している中で、【会議】について悩まれているという声を度々お聞きすることがあります。【ふわっと会議】議論が具体化しない、【ダラダラ会議】何も決まらない、【社長のぼっち会議】社長ばっかり喋っている、【ズルズル会議】時間通りに終わらない…などいろいろな問題点があるかと思います。
 我々、御堂筋税理士法人も会議については、とても高い問題意識を持っており、よい会議にするために、今までたくさん試行錯誤を繰り返してきました。その中で、私たちが非常に重要であると考えている会議のメソッドがあります。

①事前準備とふりかえり

 会議の事前準備は非常に重要です。特にアジェンダの設計は有意義な会議を行うための、必須条件です。アジェンダで、会議の目的や内容、メンバー、グランドルール等を決定することで、参加者が会議全体のイメージを持つことができます。いきあたりばったりの会議では、どんどん時間が延びてしまいます。ですので、事前にきちんとアジェンダを作成して、参加者に共有することが大事になってきます。
 またせっかく決めたことが実行されていないようでは、意味がありません。会議の最初に前回の決定事項を振り返り、進捗や顛末を共有します。会議が、自分の仕事が増える場になっていませんか?よい会議では、やることを決めると同時にやらないことも決めます。いくつかの本当に重要な決定があればいいのです。厳選された重要な事項を必ず実行する、これの繰り返しで、会議は必ず経営にとって効果的なものになります。

②ファシリテーションで会議を促進!

また、ファシリテーター(以下、Fa)という役割はご存知でしょうか?Faは会議を促進する役割をもっています。場の雰囲気づくりや、議論の促進、脱線したときに話をもとに戻す、など円滑で明るい会議進行のために欠かせない存在です。しかし、Faだけが頑張っていても他の参加者の協力がなければ、空回りしてしまいそうですよね?特定の人だけが、Faの意義をわかっていても会議はうまく進みません。参加者全員が、どうすればよい会議ができるかわかっていることが大切です。参加者全員がFaの技法を学んでいることで、参加者全員でよい会議を作り上げることができます!

③正しい判断のできる、よくわかる会議資料

 会議までに月次決算ができておらず、正確な業績がわからないため、会議が冒頭で炎上してしまう…こんな経験はありませんでしょうか?正しく早い月次決算を行うことで、的確な判断をすることができます。
 しかしながら、P/Lに表れる数字は結果にすぎません。結果(成果)は原因(活動)の表れであり、活動をコントロールしなければ、未来の成果はかわりません。経営をするうえでは常に、“今”と“未来”を合わせて判断する目をもつ必要があります。情報管理ツールである経営のコックピット®は、未来の成果のために、今把握しておくべき「活動のKPI※」を管理し、機会・異常点・ボトルネックを発見することで、先の一手を打つことができるようになります。結果(成果)ではなく原因(活動)に着目し、目標達成のための業務活動の質・量をチェックしていくことが、高業績企業への近道です。仮説と検証をくりかえすことで儲かり続ける会社になりましょう。
 
※KPIとはkey performance indicator の略で、企業目標の達成度を評価するための主要業績評価指標のこと

会議は、企業の方向性を決める意思決定のための重要な場です。企業を取り巻く環境の中から、必要な情報を取捨選択し、アクションプランを検討する場なのです。仮説と検証をくりかえすことが、成長発展には不可欠です。仮説は多くのアイデアの中から生まれてきます。トップが社員の話をよく聴き、社員が伸び伸び発言できる、そんな効果的な会議から、リーダーシップNo.1のよい会社を一緒につくっていきましょう。

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